I almacenamentu di i cuntratti in l'urganizazione: u marcu regulatori, i termini

A mantene di i cuntratti hè assuciatu cù certi problemi. In particulari, in certi casi, hè difficiulmente difficili di determinà à quale hè chjamatu stu documentu specìficu, quantu accumpagnàli, sottu cose cunniscenu, cumu per a distruisce, è cusì. Tutti questi fattori sò regulati da a liggi, ma causa di u fattu chì u stessu cuntrattu in situ diverse situazione puderebbenu esse tempus d'almacenamiento differenti, ci sò spessu ogni tipu di prublemi, interpretazioni ambiguale, è cusì. Hè necessariu di cumprenderà tuttu quì, ma pò esse difficili. Ci si deve esse capitu chì, in casu di fallimentu di cunforme cù e prublemi di a leghera in una esfera tali cum'è u almacenamiento di cuntrattu in l'archiviu, a gestione di registrazione pò esse solu ineficenti, ma ancu periculosa da u puntu di vista di castidiu possu o fino.

Perchè stà?

I cuncetti avianu a essiri dispunibuli micca solu à l'ora di a so azzioni, ma ancu dopu. Forsi, qualchì infurmazione esse dumandata, chì hè riflessa in sti documenti, certie datu chì a gestione necessariu è cusì. Parechje situazione contruversi, chì sò in generale sò u fattu chì un o un altru parti cuncorreghja in modu bè a cumpurtamentu di i so oblughi, ponu esse resoluze cù l'aiutu di u cuntrattu fora fora di a corte è ufficiale in tribunale. Hè ancu esse cunsideratu a pussibilità di inspeczione di certe pericanti, chì seranu realizati da i cuerenti di cuntrollu statali. Puderanu ancu dumandà a documentazioni per un periuutu specificu, è se u almacenamiento di i cuntratti in l'urganizazione, u pianu di a so distruzzioni è l'altri funzii similari sò micca realizati correctament, ponu esse imponuti fermi significati. Naturmente, a dirigenza serà culpita di a prima cosa, ma doppu a situazione stabilisci, u capu si ricorda, perchè a culpa hà avutu prugetti in una pedagugia equitazione. Hè esse, i cuntratti è qualsiasi altri ducumenti sò stati rigulari. In parechje cumpagni in generale, preferanu espansione l'archiviu regula è in generale ùn distrughjenu nunda, per evitari pussìbbili pussibuli, per avè fattu un sbagliu è da scambià e consinii.

Legislazione

A lege detalla l'ughjettu di i cuntratti in l' urganizazione clarificate bè, s'ellu ùn avemu micca cunsideratu u fattu chì ùn hè micca sempre bisognu di valutà apprezzà un documentu particular. In tuttu, ùn hè micca una lege separata direttamente per i cuntratti, sò indicati in a lista generale di documenti archividi tipichi (o documenti archivistichi amministrativi) chì sò furmatu in u processu di funziunamentu, organizazione, istituzioni statali, corpi governali lucali è cusì. E duie varianti di e liste, sia cù documenti amministrativi è ordinariu, sò appruvati da l'ordine di u Ministeriu di Cultura è Mass Communication da a Federazione Russa. U tipu chì cunfruntenu i documenti di gestione hè u numeru 558 dated 25 d'Agostu di u 2010, è u sictu tipu - N ° 1182 di u 31 di Luglio, 2007. Hè assai cunsigliatu per studià stu ducumentu, ma hè megliu selezziunate per quellu di l'articuli chì si usanu in una istituzione particulare è riferenu à una certa zona di rispunsabilità. Ci hè una massa informazioni in a lista per scurdà di tuttu, ma se determine una documentazioni chì tocca à quantu è quantu hè guardatu, hè prubabile chì l'accunciamentu di i cuntratti saranu assai più faciuli è faciuli. In parechji casi, tutti i paperclassi stampate da 3-4 punti, in dettu per studià chì ùn hè micca cusì difficiule.

Diversi tipi

Dui sistemi principali per a divizzione di cuntratti sò usati per salve. Cusì, u sistema cumuni cumuni hè l'oblastu à a vita di u bastimentu. Allocate storage termo, longu è permanente. A primu l'opzioni implica l'esistenza di un cuntrattu per un'estasi di 10 anni. U sicondu - più di 10 anni. U permanente hè più spessu utilizata solu quan ùn pò micca esse micca un documentu. Stu sistema ùn hè micca assai cumunu. U almacenamiento di i cuntratti in l'archiviu, u timing di chì hè determinatu di stu modu, spessu porta à cunfusione è i sbaglianza, ciò chì veramente aiuta à impone u processu di a gestione di documentu. Dunque, u sistema più cumuni hè l'obbligazione à u tipu di cuntrattu. À a maggiorità di l'intrapresu passanu trè versioni basi: perfil, ecunomicu è u travagliu. U primu è u sicondu sò assai simili, è sò sempre mantendu solu durante cinque anni. Ci si deve esse capitu chì u prufilu significa tutti i cuntratti è in generale documents chì tratanu direttament in u campu principali di l'attività di sta urganizazione. U terzu, u travagliu tipu di cuntratti, in parechji casi hè ancu almacenatu solu per 5 anni, ma in una certa situazione, stu periodu pò aumentà significativamente. Per esempiu, se ùn ci hè micca un accontu persunale, dichjarà un cuntrattu di u travagliu hà da esse custatu per quandu 75 anni, chì ùn hè micca assai piacevule. In fatti, si ùn avete micca particularmente in u prublema, pudete spiegà cunfinatu di u periodu di almacenamiento à 5 anni è ùn ne più più memordu di u prublema. Ma in una situazione tali hè assai prubabile chì parechji fattori pò esse sbagliati, chì ponu aumentà u periodu durante u quali u almacenamiento di cuntrattu di stu furmatu deve esse realizatu necessariu, è pudete assicurà precisamente un fine o altru prublemi chì qualcunu persona prudente prova da evità.

Trasferitu à u archiviu

A prucedimentu per a trasmissioni di cuntratti in l'archiviu, i termini di chì anu venutu, pò esse diventendu secondu l'attività. In certi casi, l'impiigati sò stitch documenti together è i mette in un locu scuru, chì hè cunsideratu un archiviu. Ma cù una altra sucetà, u prucessu sanu pò esse chjode citatinu in a documentazione normativa, ci sarà una persona separata à rispunsevule di l'archiviu, o ancu e nomenclature specie, e reguli per a furmazione di u registru, un ghjurnale è cusì. Ogni opzioni puderà esse còmode, secondu di assai fatturi. Per esempiu, a prima opzione hè adattata per una cumpagnia rapida cù una modesta fattura. Ùn serà micca tanti documenti chì sempre si ponu truvà senza prublemi in u stessu scuru scuru. Ma a seconda situazione indicata hè prublema per a l'impurtanti seria, chì anu un gran numaru d'assicurati è sò simpliciamente accettati d'alcuni affucallu in a circulazione di documentu. A regula ginirali, chì distingui u storage di cuntratti in l'urganizazione di qualsiasi forma di pruprietà, hè u tempu di trasferimentu à l'archiviu. Comu regula, l'impiegati sò obligati di mandà micca di i ducumenti più antichi di un certu periudu, invechjate di quandu estenu subitu. È dinò l'archiviamentu parechje à u principiu di l'annu. Questu hè, ancu s'ellu u cuntratu finito in u feraghju, avete averà aspittà per l'annu dopu annunziatu in u almacenamiento.

Destruzzioni

Comu cumitatu supratuttu, hè semplice semplice ubligatoriu di distrughjamentu. Prima hè bisognu di verificà chì veramente passava u tempu ghjornu. Solu pudete esse u destruitu stu ducumentu. Ma l'aceddi pò spessu seru periculosu per e so cunseguenzi, chì hè per quessa chì a maiò parte di l'impieghati preferenu cumprenderà solu e solu cù a sanzione di u dirigenti. Sò cusì: l'impiigatu aghjuneghja una mostra di tutte a documentazioni, chì u terminu di quale hà digià statu emissimu o chì vene à fine. A salvezza di i cuntratti à l'adupratu deve preferibbilmente esse disposti cum'è stu prucessu di prucedimentu ùn duvite pocu tempu. Dopu, basatu nantu à a lista ricevutu, un rapportu hè pruduttu à a gestione, u documentu hè firmatu, entru, è solu quandu tuttu ciò chì hè fatta, principia u prucessu di distruzzione diretta di cuntratti è autri valori similari. A mantene i cuntratu in l'archiviu nantu à una basa persunale ùn hè micca a megliu solu, sopratuttu perchè qualchi parte di e cumpagnie ancu di gestisce un pocu per questu, allughjemu à a bande è cusì.

Esempiu di sistema di cuntassi è di almacenamentu

Per pudè megliu capisce e tutte e funzioni è i punti principali di l'attività, ponu citarse un esempiu comparativamente simplice di l'urganizazione di u registratu. Cusì, ci hè un impiigatu, per altru di u dipartimentu di cuntrollu, chì hè rispunsevuli di accadarà un cuntratu cù contraparti o qualsiasi altri prudutti simili. Hà un caratteru separatu, induve sò sempre constantemente, mentri ch'elli sianu travagliati. Quandu u cuntratu hè chjusu, hè stata mudificatu in un altru caratteru. Serà prublema per creà un registru speciale in forma elettronica, induve tutti i documenti spicciati seranu di listinu per l'indicazione di u periodu di almacenamiento. In u principiu, stu piriu si deve esse determinatu. Hè megliu curru da u cartulare à tutti i dipartimenti, chì in certi parti di trattà i cuntratti, per scopu megliu capiscenu a so essenza. Cumu l'accumenza l'accumula, a nicissità per questi azzioni spariarà. Allora, quandu quì hè chjaramente capìstivu ciò chì esattamente quellu di i documenti riprisentanu, specifica u piriu specificu di u so almacenamiento. In certi casi, serà più cumentu per indicà a data di u closing date di u cuntrattu è, aghjuntu à 5 anni (o più), fate esattamente quandu u papetu pò esse distruttu. In fattu, ancu à u principiu di l'urganizazione di questa mena, u prucedimentu ùn hè micca particularmente complicatu, è à longu scuru serà più simplificatu. Quandu u almacenamiento di cuntratti in l'urganisazione chì u ghjornu di staghjunatu hè statu tutoratu hè standardizatu, u prucessu tutale piglia solu pocu minuti. Avà l'annu hà vinutu quandu hè pussibule di destra di certi documenti. Sò ritirati da u cartulare, riveduta da i pussibbili errors è, cù una lista di sti documenti, sò sottumessi per rivisione da a testa. Hè, à u turnu, duveremu novu a verificà chì tuttu hè veramente cumu indicatu in a lista, perchè hè u capu chì ferma culpabiltà in casu di prublemi. Sì tuttu hè bè, u ghjerminariu signu un permessu per a distruzzioni è quì tutti sò ancu questu in a so intelligenza. Qualchissia vòsteme è tira fora. Altru utilizate scorciere. L'altri si dà à perdente di carta, si creanu cusì.

Quandu a vita di u largu principiate

Questa hè una quistione assai impurtante, postu chì hè cun ellu chì parechji sbagghi arise. U almacenamiento di i cuntratti à una RB o RF in stu casu hè esattamente u stessu è principia à u mumentu chì un annu novu principia, in quale un documentu specificu ùn hè più operatu. Per esempiu, ci hè un trattatu chì finita à u 15 di lugliu 2010. Cumu si deve esse guardatu per 5 anni, ma pò esse dissolututu nò u 15 di bonu di u 2015, ma in l'annu 2016. Eccu, u rapportu isse da u 01.01.2011, è micca da u settimu mesi di l'annu passatu. Di solitu, cù l'aiutu in generale per minimizzà a chance d'un errore, un annu hè aghjuntu à a preghjudizzioni di u tempu. È solu dopu chì passa, u prucessu di a distruzzioni accumincia.

Caratteristiche di almacenamiento

In generale, ci sò ricunniscenze speziale per quandu u archiviu vi pare è travagliu. Idealmentu, u almacenamiento di cuntratti di a responsabilità, settlements cù contraagenti, cuntratti di prufessiunali è documentazioni anu parechje esse in un locu ventilatu è sicondu. À u stessu tempu, i papìculi stanu situati nantu à i prestiti (aperti o chjusu). Sò quessi sò rilativi cù rigistru riformulantemente infurmati o documenti classificati com'è "sigrezi cummerciale", cusì eccetraghju especial deve esse presente. In principiu, nimu cuntrolla stu mumentu, perchè sò sti cunsiglii, chì sò benefiziusi à l'intruzione stessu. L'esencia hè assai simplice: se u sistema nnâ miticatu ùn hè micca penalized, perchè per a mancanza di quessi documentu chì deve esse, punitu à spessu. È s'ellu ci hè una inundazione, o ducumentu serà distruttu per qualsiasi modi simili, chì solu l'attività concreta seranu culpè.

Rispunsabilità è eseguimenti

A principalità è a primura di rispunsabilità per tuttu ciò chì hè inclusa in u almacenamiento di i cuntratti hè sopratu da u capu di l'urganizazione. Hè quellu chì, in presenza di prublemi, serà rispunsible à u statu è sperienze tutti i prublemi possibili. Cumplementu, seguitu dopu ad ellu, generalmente hè un capu di cunfurteru, un avucatu è quellu impiigatu chì hè rispunsevule per a prisirvazioni di documenti. Ma in solitu sti persone sunnu puniti duvutu da u capimachja in a misura di i so sbagli. In fattu, in a maiò parte di l'organizazioni relattivamente small, u sistema di cuntrollu cuntrattuali hè attribuitu à a contabilità. È digià in questu dipartimentu u chjamatu cuntadore chjamatu, indipindente o per un votu generale, una persona responsa specifica. In certi casi, sta persona ricevi un picculu aumentu di i salari, chì devenu cumpensà u cuntenutu di u travagliu, ma più spessu, l'ultimu elementu hè simplicmente ignoratu, basatu nantu à a mancanza di fondi o altri fatturi similari. In casi più raru, l'avucatu hè rispunsevule per a prisirvazioni di documenti in generale è cuntrattura in particulari. Ma questu ùn hè micca assai còmicu, perchè sta persona ùn pò solu risposta per u cuntrattu, è cù u restu di l'articuli hè generalmente famiglia solu à a superficia. Hè a più piacevule quandu quì hè un individu chì hè trattatu di stu problema particulari. Serà precisu quantunque possibili è ùn fate micca sbagliate spegatte insignate, cum'è l'altri pudori pò fà.

U risultatu

A magazziniu di i cuntratti in l'urganizazione hè fatta nantu à u principiu di u cumplimentu cumplicatore cù tutti i norme di a liggi. Questa hè una prerequisite chì ponnu eliminà tutti i prublemi di a cumpagnia. In questu casu, nuvuli petittinu, reguli interni, registri e documentazioni relatati puderà diffirenti di firmu à imprese. U capu capu à rispunse hè u supervisore, ma pudendu trasferisce questu à una altra persona. Questu facilitarià u travagliu di a gestione, ma ùn ùn sguassate da ellu tutta a prufundità di rispunsabilità per i pussibbili errors. Hè per quessa, l'impiigatu chì deve eseguitu per travaglià cù documentazioni archivistichi, serà rispunsevulevule possibbili è capisce claramente a so funzioni, riceve soldi veramente, perchè micca gratitude verbal, cum'è generalmente u casu incù l'aumentu di a carga senza cumpensà a pagazione.