System Management Document Electronic (EDMS) chì ticnoluggìa e voli

Sinu à pochi anni fa circa lu sistema gestisce documentu ilittronica statu cunziddiratu comu un avvena luminosu. Oghje, ci sò anchiamènti usatu in mprisi privati è publichi. Ma più ntî, chi u mondu hè crescente in a j'en. Cosa hè un sistema di gestione documentu ilittronica è cumu si travaglia, guardà u esempiu di l 'attuali sistema di Russian.

prerequisites

À capisce megliu cumu u prugrammu Perri, vi tuccherà à guardà i cuncetti è ugettivi di basi. Sò fattori chjave chì definisce a scelta di un sistema, o altru.

Sè l 'urganizzazzioni pò upirari in un cuntrollu furmali, u bisognu in u ducumentu ùn. Cu l 'avventu di prucessi los ci hè un bisognu di un miccanisimu di cuntrullari cu l' aiutu di l 'ducumenti urdinatu. Sè vo ùn impegnà in compra in una manera pianificazione, ùn risicheghjanu di custituiscia è ch'è persu.

O sinnò, u traspurtadore, carta, un particulari modu pruvista cartulare nant'à u servore. Ma si travaglia per longu. Cù crescita volumi di crescita dumanda di a pruvista infurmazioni è synchronization.

Ci hè un bœuf: s'ellu à aduprà a capitari, vecchio, carta o di j'en. Cosa hè impurtanti ponu esse ottinutu à traversu u sistemu ilittronica? Migliurà u efficienza di l 'urganizzazzioni.

effettu economicu

efficienza funziunanti pò cresce in dui modi: accurtà spesa o di fà cresce i risultati. ducumenti Cavalcanti pò ghjugna à dui scopi sùbitu. Chi è, u iniziu di u sistemu permette una urganizazione di passà menu, ma mpara di più.

riduzzione Cost hè rializatu da riducendu spesi di carta, tempu lunette, accelerate lu scanciu di nfurmazzioni, cambiamenti in a cultura striscia.

À evaluate li jammi di chì dà u prugrammu Perri, vi tuccherà à calculari lu costu di u travagliu nantu à a cuncezzione di i ducumenti di carta. cumpagnii giulia stimati, tali opérations torna u 20% di u tempu. U sistemu di u burucrazzìa Russian, si piglia ancu di più cà chì - 60% di u tempu. I testi di i j'en vi muti sti spesi almenu 10 times.

établissement Office and management documentu

Sti dui termini sò à ellu assuciatu. Ficca - a parolla chì si riferisce à un gruppu furmali di règule à u travagliu cù i ducumenti. Certi sistemu Perri pò pulito sottu li règuli di 'ufficiu, ma ùn ci sò quelli chì sistema nant'à u fundamentu di u quali hà dighjà furmati furmalità amministrative.

U documentu hè l 'unità d' infurmazioni a pruvista in Perri. Workflow hè caricate da una varietà di fonte: altri sistemi, appiicazioni, e-mail, ma prima è nanzu - da a carta scanned. Pirciò, Scanners è altri usato sò un intigrata di u j'en. Li putii sistemu tutti i documenti è a so storia, è pirfettu di l 'urganizzazzioni di l' muvimentu, porta cun elli lu prucessi los.

In un tali basi hè a decisione, u ordine è l 'ordine di Perri. Attraversu li, è da u établissement strutturatu. Ogni documentu penalità cù l ' "Aiutu". Set campi u furmulariu dipende di u tippu di ducumentu. A nantu à u sistema hè piazzatu in una basa di dati per ogni campu di a carta.

I funzioni è affari di u j'en

programma établissement ducumentu hè distinatu à scioglie sti prublemi:

• systematization di travagliu cù i ducumenti.
• a creazione di i ducumenti da mudelli, a pruvista iscrizzione;
• plantes di cuntabili;
• classìfica di i ducumenti.

Andemu esaminà attentamenti a funzione j'en. prugrammu établissement ducumentu veni usatu a:

• creà drawing.
• criazzioni di u testu di u ducumentu;
• un'antra data, in in pdf o parolla ms in furmatu;
• Cuntrollu di diritti d'accessu me;
• a creazione di Routes;
• ducumenti di cuntrollu trafficu;
• mandà avisi, reminders;
• Logging, libbra, reference, classifiers;
• furmazzioni dâ instructions,;
• Search è vulè di i ducumenti;
• raporti dani.

Di funziunalità larga-sistemu incrudunu:

• u travagliu luntani cù i ducumenti;
• Aduprà a basa di un'antra dati;
• u travagliu fatte cù Perri;
• sicurizza, attraverso certificati, barcodes, è persunalizati.

Vantaghji è Tu me

Lu passaggiu di Perri hà più vantaghji di Tu me. Tuttavia, prughjettu bè organizatu pò lampà tutti i vantaghji di plantes. scopi matematiche EDMS deve esse majuscular. Benefici incrudunu:

• pruvista criscenti di strutturazioni di infurmazioni;
• u listessu accostu a creazione è a so trasfurmazioni di i ducumenti;
• cù i mudelli;
• circà;
• accessu à cuntrollu.

U futuru hè u foru dilazzioni nizziali è u travagliu riggistrazzioni supra furmazione utilizatori.

prucessi mugnera documentu

U documentu ilittronica EDMS passa à traversu un numeru di volti, in u cursu di li quali i ducumenti sò attribuiti à certi pruprità. Trasfurmazioni si facianu tutti dui manually è automaticamente. In u secondu casu, set:

• i cundizioni di u passaggiu trà tappe;
• spartuta di l'itinerariu;
• ciculu trasfurmazioni;
• curriri francese sub, timers, prucedure trasfurmazioni;
• rolli me difinutu.

Tipi di trattamenta:

• Creà un documentu.
• Scrittura.
• Canciannu.
• S'o chjodu.
• Fideltà.
• Mutore.
• Sguassà.

Perri su spesi

workflow piena ùn pò upirari senza un servore licenza, persunalizazione cumpleta e furmazioni di tutti i patti. Ognunu di issi elementi abbisogna un grande circulating lìquidu. In più, avemu ùn deve schisà i integrazione di Perri cù altri sistemi, base di mette e prugrammi, sustegnu tecnicu è altri servizi giulia à cuncretizà spesi.

Pasturinu di j'en

Matematiche di u prughjettu pò piglià à parechji mesi. U prucessu di dipende di u numeru di prucessi ducumintariu è di sviluppu finanziariu, stituziunale è risorsa. Pasturinu hè rializatu in u tali algutitimu:

• a creazione di un gruppu travagliu, u so vulintà di u capu;
• definizione di i scopi e ugettivi;
• urganisimu di prucessi ducumentazione esistenti;
• u sviluppu di carichi tènnicus;
• scelta di Perri;
• cunchiusioni di un accordu nant'à u baddu di l 'Perri;
• u sviluppu è accunsentu di i rigulamenti di u travagliu;
• cuntrolla lu ripieno nizziali di cartulari;
• test di travaddi Perri;
• furmazione bastone;
• matematiche testu di u Perri;
• analisi di i risultati di u funziunamentu testu;
• agisce errore;
• piena matematiche di u j'en.

ntruduzzioni di l 'errore

Particulari attinzioni deve esse pagatu à quelli chì prucessi chi bisognu di la prisenza di nu ducumentu di carta. Lu sbagghiu principal - hè u duplication di un ducumentu di carta electronically. Stu complicates u travagliu è nascenu cumpurtamentu negativu di plantes. Di u baddu di una doppia u travagliu ùn unu paese. Avemu bisognu di fà prucessi email senza duplication. A seconda sbagghiu - i unpreparedness di persunale. Più à spessu, nova azzione sò s'addunò cu ostilità. Per quessa, bisogna spiari a Dipoi sempre perchè hè statu introduttu terribbili, tantu ch'elli apposta si n'andò à u prucessu di a furmazione.

tecnulugia a pruvista documentu

U documentu ilittronica Perri include spicificu, basatu supra lu quali hè piste, u classìfica è gruppu di custruzzione bugiarde. Qualchì volta un ducumentu hè creatu da un mudellu, qualchì volta - da trasfirì i dati da a basa di dati. Preghiera sò trove cullucate in tavule. U cartulare serà chi serbit in u cartulare a pruvista, i infurmazioni da lu - in u cartulare di a basa. Accessu à i dati hè acquistatu solu utilizatori sistemu EDMS.

Cosa hè un circular bracciu?

Purtata ducumenti trasfurmeghja, seguita da u piazzamentu di l'analise in u cartulare usassi Scanners. Duranti lu prucessu circular pò creà in autumàticu una Uova di u ducumentu è u so cuntrollu in a basa di dati, è po ritruvà nant'à un datu a strada.

ICT

Stu sistema di gestione documentu ilittronica Cavalcanti converts una imagine ilittronica di u ducumentu à u furmatu di poze JPEG, o furmatu di u testu. Si usa software lìbbiru spiciali comu un appiecazione standalone o ESCOM.BPM integrata in j'en. Cosa hè ESCOM.BPM? Stu documentu programma ricunniscenza, typed incù sfarente francese fonts. It S'avissi a nutari, però, chi appiicazioni indipendente hannu più carattiristichi è ancu ricunnosce u testu handwritten.

Barcoding

Stu tecnulugia dà un ghjocu di e prucedure di u stabilimentu è dumanda di u corsu barra gràfica nant'à u documentu. A Barcode unicu hè caricate à traversu u servore sistemu. Si dà di l 'identificazione di u ducumentu, u so ricerca prestu nant'à u fundamentu di i siti sparghjera è a pruvista. Quandu Kiprich un ducumentu hè stampata nant'à l 'etichetta di l' Barcode currispundenza di u còdice di drawing ilittronica. Iddu hè vuccuzza di a versione di carta di u ducumentu.

Perri

Signature Digital permette di verificà u correctness di u ducumentu è dati firmezza. Quali hè fattu cù un prugrammu cryptographic e chjave - certificatu medicale. A quessu hè un schedariu in un furmatu spiciali chi hè regenerated in u centru di u scopu di a licenza. À assicurà a sicurità di i infurmazione deve esse cullucatu un certificatu nant'à una carta inteligente, o chiavi I-suffissu. Iddi sò prutetti da PIN-codice. Sè l 'PIN hè intrutu in parechje volte è sbagghiatu, tandu u certificatu hè pruibitu automaticamente.

Full-testu è ricerca attribuilla

Ricerca attribuilla si svorgi usannu na forma particulari di parechji valori di u campu di drawing. Per esempiu, u critère "Counterparty" accerta dati di ricerca à u campu di "Parte", o "spirisci". U sistemu si pò cumparari a criteri intrutu da i dati in lu ponnu e caramelle u risultatu in quelli drawing, ca hannu statu cuincidenza. A ricerca hè tutu piglià in contu i cirina esattu, o parziale.

Ricerca Full-testu hè rializatu, secondu à i dati in u ducumentu, macari li formi parolla à traversu l 'attrezzi custruitu-a basa di dati, cume MS SQL servore, Lieu. Di i schedari di ricerca piena deve esse intrutu in a basa di dati in furmatu di ducumentu (falzu), tavule (xls), suggetti, Puglia.